Льготы северянам

Справка о неиспользовании льготного проезда к месту отдыха: зачем нужна и образец

Справка о том, что проездом не пользовался, подтверждает, что работник или его супруг за текущий двухлетний период не получал компенсацию проезда к месту отпуска. Ее требуют, чтобы не оплатить одну поездку дважды, чаще всего когда оба родителя работают на Севере или работник сменил место работы. Федеральные правила такую справку не называют, обязанность ее представить устанавливает положение работодателя.

Что это за справка и когда ее просят

Речь идет о льготном проезде к месту отпуска и обратно, который раз в два года оплачивает работодатель северянам. Справка подтверждает, что вы или член вашей семьи за определенный двухлетний период этим правом не воспользовались. Ее цель - не допустить, чтобы одну и ту же поездку оплатили дважды: двум работодателям или двум родителям.

Чаще всего справку просят в трех ситуациях:

• Оба родителя работают на Севере. Мама хочет оформить у своего работодателя оплату проезда ребенка. Бухгалтерия просит справку с работы папы, что он за этот период проезд ребенка не компенсировал.
• Смена работы внутри двухлетнего периода. Новый работодатель, обычно бюджетный, просит справку с прежнего места работы, использовали ли вы право за текущие два года.
• Супруг работает, но его работодатель льготу не предоставляет. Тогда справка подтверждает, что ни на работе супруга, ни где-либо еще проезд не оплачивался.

Важная деталь: ни Трудовой кодекс, ни федеральные правила такую справку прямо не требуют. Ее вводят локальные акты организаций, коллективные договоры, региональные и муниципальные положения о компенсации. Поэтому первым делом посмотрите, что написано в положении вашего работодателя.

С бесплатным проездом в городском транспорте и электричках эта справка не связана: там действуют социальные проездные, о них мы писали в статье где оформить социальный проездной.

Кто имеет право на оплату проезда к месту отдыха

Основа - статья 325 ТК РФ и статья 33 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 о гарантиях для работающих на Крайнем Севере. Но конкретный порядок зависит от того, кто платит работнику зарплату.

Правила № 164 заменили постановление от 12.06.2008 № 455, которое действовало 17 лет. Если положение вашего учреждения ссылается на старый документ, его должны были обновить.

Членами семьи, проезд которых оплачивается, считаются неработающий супруг и несовершеннолетние дети, в том числе усыновленные, фактически проживающие с работником. Компенсация положена только по основному месту работы, совместителям ее не платят.

Пенсионерам проезд компенсирует Социальный фонд, справка от работодателя им не нужна. О задержках этой выплаты читайте в материале если не пришла компенсация на проезд пенсионеру.

Что требуют федеральные правила с сентября 2025 года

Правила № 164 обязательны для федеральных учреждений, а региональные и коммерческие работодатели часто копируют их в свои положения. Основные условия:

• компенсация положена раз в два года, двухлетний период считается от начала работы у данного работодателя, а не по календарным годам;
• право за первый и второй год работы возникает вместе с правом на ежегодный отпуск за первый год, то есть по общему правилу через шесть месяцев работы;
• право членов семьи возникает одновременно с правом работника;
• неиспользованное право не накапливается и на следующий период не переносится;
• оплачивается проезд к одному месту отдыха по выбору работника, при отдыхе за границей - только до пункта пересечения границы России;
• багаж оплачивается до 30 кг на человека.

Заявление подают не позднее чем за две недели до отпуска. Аванс выплачивают не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда, а отчитаться билетами нужно в течение 3 рабочих дней после выхода на работу. Для подсчета рабочих дней пригодится производственный календарь.

К заявлению по пункту 12а Правил прикладывают документы о родстве, справку о совместном проживании и копию трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности неработающего члена семьи. Справки о неиспользовании права в этом перечне нет. Если федеральное учреждение требует ее сверх Правил, основание должно быть в его локальном акте.

Образец справки о неиспользовании права на компенсацию проезда

Унифицированной формы нет. Справку оформляют на бланке организации или с ее реквизитами, подписывают руководитель или главный бухгалтер. Печать ставят, если организация ее использует. Ниже образец текста, который подходит для большинства случаев.

ООО "Название организации", ИНН ..., адрес: г. Мурманск, ул. ..., д. ...

Исх. № 154 от 20.10.2026

СПРАВКА

Дана Петрову Сергею Ивановичу, 12.03.1988 г.р., в том, что он работает в ООО "Название организации" в должности инженера с 01.02.2023 по настоящее время.

За период работы с 01.02.2025 по 31.01.2027 по состоянию на дату выдачи справки Петров С.И. правом на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренным статьей 325 Трудового кодекса РФ, не воспользовался. Компенсация стоимости проезда несовершеннолетних детей Петровой Анны Сергеевны, 05.06.2015 г.р., и Петрова Ильи Сергеевича, 18.09.2019 г.р., за указанный период ему не выплачивалась.

Справка выдана для представления по месту работы супруги, Петровой Е.А.

Главный бухгалтер ____________ / ФИО

Что обязательно должно быть в тексте

• точный двухлетний период по месту работы того, кто выдает справку;
• фамилии и даты рождения детей, если речь о их проезде;
• указание, что компенсация не выплачивалась ни работнику, ни членам семьи;
• дата выдачи и исходящий номер.

Для справки с прежнего места работы формулировку меняют: "за период работы с ... по ... компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно не предоставлялась" или, наоборот, указывают дату и сумму выплаты.

Где получить справку и в какой срок ее обязаны выдать

1. Уточните у своей бухгалтерии, за какой период и в какой формулировке нужна справка. Попросите копию положения о компенсации.
2. Супруг или вы сами пишете письменное заявление на имя руководителя своего работодателя (или прежнего работодателя) о выдаче справки.
3. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня заявления (статья 62 ТК РФ). Справку о неиспользовании проезда разумно относить к таким документам.
4. Проверьте период, данные детей, подпись. Ошибку проще исправить сразу, чем после отказа в компенсации.
5. Сдайте справку вместе с заявлением на компенсацию.

Если второй родитель не работает, справку взять негде. Вместо нее обычно принимают сведения о трудовой деятельности: их можно скачать на Госуслугах за пару минут. Если супруг зарегистрирован как ИП или самозанятый, он не считается неработающим, и оплатить его проезд работодатель по Правилам № 164 не обязан.

Если справку выдать невозможно или ее требуют без оснований

Типичные тупики и как из них выходят:

• Бывший супруг отказывается брать справку. Предложите бухгалтерии принять ваше письменное объяснение и документы о том, что ребенок живет с вами. Если ребенок фактически проживает с вами, второй родитель не может претендовать на компенсацию его проезда по тем же правилам.
• Прежний работодатель ликвидирован. Сведения о его ликвидации из ЕГРЮЛ и ваши сведения о трудовой деятельности заменяют справку.
• Работодатель требует справку, которой нет в его положении. Попросите письменный отказ в компенсации со ссылкой на норму. Без основания в локальном акте или федеральных правилах такой отказ можно обжаловать в трудовую инспекцию или в суд.

Отдельно о спорах: дело о невыплате компенсации - индивидуальный трудовой спор. Срок обращения в суд - один год со дня, когда выплата должна была быть произведена (часть 2 статьи 392 ТК РФ).

Облагается ли компенсация налогом и что с поездкой за границу

Компенсация стоимости проезда к месту отпуска и обратно для работников Крайнего Севера освобождена от НДФЛ по пункту 1 статьи 217 НК РФ и не облагается страховыми взносами, если выплачивается в пределах закона или локального акта.

При отдыхе за границей оплачивается только путь по территории России до ближайшего к границе вокзала, аэропорта, порта или автостанции. Чтобы подтвердить пересечение границы, в бухгалтерию приносят копию загранпаспорта с отметками пограничного контроля, а стоимость российского участка подтверждают справкой перевозчика. Если вы летели прямым рейсом из своего города за рубеж, долю стоимости по территории России рассчитывают по справке авиакомпании.

Если билеты потеряны, компенсацию все равно можно получить: Правила № 164 допускают подтверждение пребывания в месте отдыха (гостиница, санаторий, регистрация по месту пребывания) и справку транспортной организации о минимальной стоимости проезда. Не путайте эту льготу с льготами на проезд в общественном транспорте: у них другие получатели и другие документы.

Частые вопросы

Источники

• Трудовой кодекс РФ, статьи 62, 325, 392, КонсультантПлюс, 2026
• Постановление Правительства РФ от 15.02.2025 № 164 об утверждении Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, Правительство РФ, 2025
• Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях", КонсультантПлюс, 2026
• Постановление Правительства РФ от 01.04.2005 № 176 о компенсации расходов на проезд пенсионерам, проживающим в районах Крайнего Севера, Правительство РФ, 2005
• Статья 325 ТК РФ в 2026 году: компенсация проезда в отпуск для северян, Налог-Налог.ру, 2026

Статья подготовлена редакцией справочника "Буква права" по текстам законов и официальным источникам и носит информационный характер. Это не индивидуальная юридическая консультация. Заметили ошибку - напишите на admin@pravobezdep.vip.